Guide
Écrire une procédure d'expédition d'entrepôt avec l'IA
Prompts pour rédiger une procédure d'expédition d'entrepôt : préparation, contrôle, chargement, documents, anomalies. Méthode et points de sécurité à vérifier.
Mis à jour le
Dans beaucoup de PME, l'expédition s'apprend en regardant faire. Cela marche tant que les mêmes personnes sont là. Au premier remplacement, une palette part sans étiquette ou sans bon, et le client appelle. Écrire la procédure oblige à décider qui contrôle quoi, avant le chargement. Un assistant d'IA y aide à condition de lui donner votre manière réelle de travailler, pas une manière idéale.
Le parcours à décrire
Une procédure d'expédition suit en général cinq temps. Adaptez-les à votre site :
| Temps | Question à régler | Qui |
|---|---|---|
| Préparation | Qu'est-ce qu'une commande « prête » ? Où est-elle posée ? | Préparateur |
| Contrôle | Quantités, références, état, étiquettes : qui compte, et que fait-on d'un écart ? | Contrôleur ou chef de quai |
| Documents | Bon de livraison, étiquettes, lettre de voiture : qui les édite, qui les remet au conducteur ? | Administration des ventes ou quai |
| Chargement | Ordre de chargement, calage, accueil du conducteur, consignes de sécurité du site | Chef de quai |
| Clôture | Mise à jour du stock, mail ou avis d'expédition au client, archivage | Administration ou exploitation |
Les points de sécurité du quai
L'INRS cite, pour le transport routier de marchandises, les chutes lors de la montée ou de la descente du véhicule et sur les hayons ou plateformes glissants, la manutention manuelle et les collisions entre véhicules et piétons dans les zones de chargement et de manœuvre (page mise à jour le 16/11/2021). Pour les opérations de chargement et de déchargement, le Code du travail prévoit un document écrit, le protocole de sécurité (article R4515-4, lu le 15/11/2026), dont l'article R4515-6 détaille ce que l'entreprise d'accueil y apporte : consignes de sécurité, accès et stationnement avec plan et règles de circulation, matériels utilisés, moyens de secours, responsable désigné. Votre procédure d'expédition doit renvoyer à ce protocole plutôt que le répéter, et ne jamais le contredire : voyez le protocole de sécurité.
Prompt 1 : de vos notes à une première procédure
Tu aides le responsable d'un entrepôt de [secteur : ex. matériaux, alimentaire sec, pièces détachées] à écrire sa procédure d'expédition.
Voici mes notes en vrac, dans l'ordre où elles me viennent : [coller les notes].
Organise-les en 5 temps : préparation, contrôle, documents, chargement, clôture. Pour chaque temps : étapes numérotées de 10 mots au plus, responsable de l'étape, document ou écran utilisé.
Règles : n'ajoute aucune étape que je n'ai pas décrite. Si une étape semble manquer (par exemple le contrôle avant chargement), signale-la dans une liste « Trous probables » sans la combler. Pose-moi tes questions avant de rédiger si un temps est vide.
À vérifier : que chaque étape correspond à ce qui se fait vraiment, y compris les raccourcis. Une procédure écrite pour un quai idéal n'est pas appliquée.
Prompt 2 : les cas où le contrôle échoue
Voici la procédure d'expédition de l'entrepôt : [coller].
Pour chaque contrôle de la procédure (quantité, référence, état du colis, étiquette, documents), écris un tableau : « Si le contrôle échoue », « Qui décide », « Ce qu'on fait de la marchandise », « Qui prévient le client et quand ».
Décris seulement des règles que je confirmerai : mets « À DÉCIDER » partout où mes éléments ne permettent pas de trancher.
À vérifier : chaque « À DÉCIDER » est une décision de direction, à prendre avant de diffuser.
Prompt 3 : la fiche d'une page pour le quai
À partir de cette procédure validée : [coller], rédige une fiche d'une page à afficher au quai : 10 lignes au plus, verbes à l'infinitif, un pictogramme textuel simple par étape (OK / STOP), le numéro à appeler en cas d'écart.
Garde les mots exacts de nos documents : [liste : « bon de livraison », « étiquette colis », etc.].
À vérifier : lisibilité à deux mètres, et date de version sur la fiche. L'ancienne fiche est retirée.
Prompt 4 : former un intérimaire en deux heures
Prépare un parcours d'accueil de 2 heures pour un intérimaire qui rejoint le quai d'expédition, d'après cette procédure : [coller].
Contenu : ce qu'il doit savoir faire seul à la fin, ce qu'il fait accompagné, ce qu'il ne fait pas (engins, zones), 8 questions orales de contrôle avec la réponse attendue. Ne donne aucun conseil de sécurité qui ne soit pas dans la procédure ou le protocole fournis.
À vérifier : la partie sécurité doit venir de votre responsable, pas de l'assistant. Le parcours complète la formation requise pour un engin ; il ne la remplace pas.
Avant de publier la procédure
- Chaque étape a été relue par une personne qui la pratique.
- Les noms de clients, de transporteurs et de salariés sont remplacés par des repères si vous avez utilisé un assistant grand public : la CNIL recommande de ne partager que les informations qu'on est autorisé à partager (18/07/2024).
- La procédure porte une date, un responsable et une règle de mise à jour.
- Pour le conducteur qui arrive au quai, la note de consignes aux chauffeurs reprend les points qui le concernent.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une bonne procédure d'expédition ?
Une procédure que le préparateur et le chef de quai appliquent sans la relire : étapes courtes dans l'ordre réel, un responsable par étape, les documents à produire et la conduite à tenir quand un contrôle échoue.
L'IA peut-elle écrire la procédure à ma place ?
Elle structure vos notes et repère les trous. Elle ne connaît ni votre logiciel, ni vos quais, ni vos clients : les étapes doivent venir de ceux qui font le travail.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :