L'assistant peut-il remplir la lettre de voiture à ma place ?

Il peut préparer les champs à partir de l'ordre de transport et signaler ce qui manque. La lettre reste établie par l'entreprise de transport, avant l'exécution du transport : quelqu'un la relit et la valide.

Que faire pour une tournée avec plusieurs destinataires ?

L'arrêté du 09/11/1999 prévoit une lettre de voiture qui indique l'heure de la première prise en charge, accompagnée d'un état récapitulatif qui détaille chaque lot. Le prompt de la tournée prépare cet état.

Remplir et contrôler une lettre de voiture avec l'IA

Pour remplir une lettre de voiture avec un assistant, donnez-lui l'ordre de transport du client et demandez-lui de le ranger dans les mentions exigées par l'arrêté du 09/11/1999, puis de lister ce qui manque. Le second prompt de cette page fait l'inverse : il relit une lettre déjà remplie, avant que le camion ne parte.

Ce que le texte exige

L'article 4 de l'arrêté du 09/11/1999 relatif aux documents de bord (lu sur Légifrance le 15/11/2026) prévoit qu'une lettre de voiture est établie avant l'exécution de tout transport routier de marchandises, sur papier ou sous forme électronique. Elle porte au minimum :

Mention	Ce que vous fournissez à l'assistant
Date d'établissement	La date du jour où vous l'établissez
Transporteur	Nom, adresse, numéro SIREN (ou numéro intracommunautaire)
Date de prise en charge	Celle prévue à l'ordre de transport
Marchandise	Nature, quantité, poids ou volume
Expéditeur	Son nom
Lieu de chargement	Adresse complète
Destinataire	Son nom
Lieu de déchargement	Adresse complète

En cabotage s'ajoutent l'immatriculation du véhicule moteur et la date de déchargement. L'article R3411-13 du Code des transports demande de conserver la lettre de voiture deux ans.

Prompt 1 : préparer la lettre à partir d'un ordre de transport

Quand l'utiliser : un client vous envoie une commande par mail ou par bon de commande, et vous voulez la mettre au propre sans rien oublier.

Tu es exploitant dans une entreprise de transport routier de marchandises en France.
Voici l'ordre de transport reçu d'un client : [coller le texte du mail ou du bon, sans données personnelles inutiles].
Notre entreprise : [raison sociale], [adresse], SIREN [numéro].

Tâche : prépare les champs d'une lettre de voiture nationale dans ce tableau :
date d'établissement | transporteur | date de prise en charge | nature de la marchandise | quantité | poids ou volume | expéditeur | adresse complète de chargement | destinataire | adresse complète de déchargement.
Règles :
- ne complète jamais une case par supposition ; écris « À DEMANDER » si l'information n'est pas dans l'ordre ;
- si l'ordre ne donne qu'un nombre de palettes, signale que le poids ou le volume manque ;
- après le tableau, liste les questions à poser au client, numérotées.
Si un élément de l'ordre te paraît contradictoire (deux dates, deux adresses), dis-le avant de remplir.

À vérifier : les adresses. Un assistant recopie volontiers « entrepôt de Saint-Priest » sans numéro de rue ; le texte demande une adresse complète. Contrôlez aussi que la date d'établissement précède bien le départ.

Prompt 2 : relire une lettre déjà remplie

Quand l'utiliser : un chargeur vous remet sa propre lettre, ou un collègue l'a saisie à la hâte.

Relis cette lettre de voiture comme le ferait un agent de contrôle sur route.
Contenu de la lettre : [coller le texte ou la saisie].
Type de transport : [national / cabotage / tournée avec plusieurs destinataires].

Pour chaque mention minimale (date d'établissement, transporteur et SIREN, date de prise en charge, nature, quantité, poids ou volume, expéditeur, adresse de chargement, destinataire, adresse de déchargement), indique : présente / absente / incomplète, avec la raison.
En cabotage, vérifie aussi l'immatriculation du véhicule moteur et la date de déchargement.
Termine par trois lignes au plus : ce qu'il faut corriger avant le départ.

À vérifier : l'assistant juge le texte que vous lui collez, pas le document physique. Une case illisible sur le papier, une signature absente, un exemplaire qui ne serait pas à bord : c'est à vous de les voir.

Prompt 3 : la tournée et son état récapitulatif

L'article 5 de l'arrêté prévoit, pour une tournée qui dessert plusieurs expéditeurs ou destinataires, une seule lettre de voiture qui indique l'heure de la première prise en charge, et un état récapitulatif détaillant chaque lot. Un état manquant lors d'un contrôle sur route peut être produit dans les trois jours francs, sauf pour les matières dangereuses et certains déchets ; ces allègements ne valent pas en cabotage.

Je prépare une tournée de livraison du [JJ/MM/AAAA] au départ de [ville].
Voici la liste des lots : [pour chaque lot : destinataire, adresse complète, nature, nombre de colis ou palettes, poids].
Heure prévue de la première prise en charge : [heure].

1. Prépare l'état récapitulatif sous forme de tableau, un lot par ligne, dans l'ordre de livraison.
2. Additionne les poids et signale tout lot sans poids.
3. Rédige la ligne « marchandise » de la lettre de voiture qui renvoie à cet état.
Ne modifie pas l'ordre des arrêts que je t'ai donné.

À vérifier : le total des poids, à contrôler à la calculette ; et l'heure de première prise en charge, qui doit être celle réellement prévue.

Ce que l'assistant ne fait pas

Il ne sait pas si votre transport relève d'un cas particulier (matières dangereuses, déménagement, location de véhicule) : dans ces cas, d'autres documents s'ajoutent, que l'article R3411-13 énumère. Il ne remplace pas non plus votre logiciel d'exploitation : utilisez-le pour éviter les oublis sur un document qui sera ressaisi ou vérifié, pas pour produire seul la pièce officielle. Et si la marchandise arrive abîmée, la suite se passe sur une autre page : la lettre de protestation pour avarie.