Feuille de route du chauffeur livreur : prompts

La feuille de route dit au conducteur où aller, dans quel ordre, à quelle heure, et ce qu'il doit rapporter signé. L'assistant ne choisit pas l'itinéraire : il met en forme une tournée décidée par l'exploitant, repère les trous (un créneau manquant, un contact absent) et prépare les versions dont vous avez besoin, pour le conducteur, pour un client ou pour une réunion d'équipe.

Prompt 1 : de la liste brute à la feuille de route

Quand l'utiliser : vous avez les livraisons du lendemain dans un tableur ou une liste de mails.

Tu es exploitant dans une PME de transport. À partir de la liste ci-dessous, prépare la feuille de route du conducteur pour le [JJ/MM/AAAA].
Départ : [dépôt, adresse, heure]. Véhicule : [type, ex. porteur 19 t avec hayon].
Arrêts dans l'ordre décidé : [pour chaque arrêt : site, adresse complète, créneau, contact, marchandise et quantité, consigne d'accès connue].

Format : un tableau avec les colonnes n° | créneau | site | adresse | contact | à livrer ou enlever | consigne | document à faire signer.
Puis, sous le tableau :
- les arrêts sans créneau ou sans contact ;
- les créneaux qui se chevauchent ou paraissent impossibles à enchaîner d'après les adresses (signale-les sans modifier l'ordre) ;
- une ligne « retour au dépôt ».
Ne change jamais l'ordre des arrêts. Pose-moi des questions si une information manque.

À vérifier : les enchaînements signalés « impossibles » sont une alerte, pas un calcul. Seul l'exploitant, avec son logiciel ou sa connaissance du terrain, sait si 25 minutes suffisent entre deux zones industrielles. Contrôlez aussi que la tournée respecte les temps de conduite et de repos du conducteur : l'assistant ne les vérifie pas.

Prompt 2 : les documents qui accompagnent la tournée

L'arrêté du 09/11/1999 (article 5) prévoit, pour une tournée qui dessert plusieurs expéditeurs ou destinataires, une lettre de voiture indiquant l'heure de la première prise en charge et un état récapitulatif détaillant chaque lot, établis avant le transport, avec un exemplaire à bord.

À partir de la feuille de route ci-dessus, prépare la liste de contrôle « documents à bord » pour cette tournée :
- lettre de voiture avec l'heure de première prise en charge ;
- état récapitulatif, un lot par ligne ;
- pour chaque arrêt, le document à faire signer (bon de livraison, document de suivi des horaires).
Présente-la en cases à cocher, sur une demi-page.

Le Code des transports (article L3222-5) prévoit aussi un document qui note les horaires d'arrivée et de départ et les prestations annexes, signé au chargement et au déchargement. Ajoutez-le à la liste si votre entreprise l'utilise sur papier.

Prompt 3 : présenter la tournée à un client ou à l'équipe

Quand l'utiliser : un client demande comment ses livraisons seront organisées, ou vous présentez une nouvelle tournée régulière aux conducteurs.

Rédige une présentation d'une page de la tournée régulière [nom] qui démarre le [date].
Destinataire : [le client X / l'équipe de conducteurs].
Éléments : jours de passage [ ], zone desservie [ ], nombre d'arrêts moyen [ ], créneaux proposés [ ], véhicule [ ], contact exploitation [ ], ce qui change par rapport à avant [ ].
Pour le client : insiste sur les créneaux, la prise de rendez-vous et le contact.
Pour l'équipe : insiste sur l'ordre, les accès et les consignes particulières.
Phrases courtes, pas de promesse de délai que je n'ai pas indiquée.

À vérifier : toute heure ou fréquence écrite dans la présentation au client devient une attente. Retirez ce que vous ne pouvez pas tenir chaque semaine.

Prompt 4 : le plan B quand un arrêt saute

Pendant la tournée du [date], l'arrêt n° [x] est impossible : [raison : client fermé, quai saturé, accès bloqué].
Propose trois options à l'exploitant (attendre, passer à l'arrêt suivant et revenir, reporter), avec pour chacune ce qu'il faut dire au client concerné et aux clients suivants.
Rédige ensuite le SMS au client de l'arrêt [x], 200 caractères au plus.

La décision reste à l'exploitant ; l'assistant gagne du temps sur les messages.

Ce qui ne va pas dans l'assistant

Une feuille de route contient des noms, des téléphones, parfois l'adresse d'un particulier livré à domicile. La CNIL conseille d'éviter, autant que possible, de saisir des données personnelles dans un service d'IA générative (questions-réponses du 18/07/2024). Pour travailler la mise en forme, remplacez le contact par « contact 1 », « contact 2 », et ne remettez les vrais numéros que dans votre outil d'exploitation ou le document final.

Pour les consignes propres à un site client, voir la note de consignes aux chauffeurs.