Rapport d'incident d'un chauffeur : prompts et modèle

Un conducteur se coince la main dans un hayon, accroche un portail, constate un choc sur un quai. Le soir, il raconte, l'exploitant prend des notes, et le récit prend une forme différente à chaque fois qu'il passe de bouche en bouche. Un rapport d'incident sert à figer les faits tant qu'ils sont frais : qui, où, quand, quoi, dans quel ordre, avec quelles pièces. Un assistant d'IA peut transformer un récit désordonné en rapport lisible, à condition de ne rien ajouter.

Ce que le rapport est, et ce qu'il n'est pas

• Un document de faits. Il décrit ce qui s'est passé et ce qui a été constaté, pas qui est responsable. L'attribution des responsabilités revient à la direction, à l'assureur, ou à une autorité si besoin.
• Pas la déclaration d'accident du travail. Selon Service-Public (page « Vérifié le 16/04/2026 »), l'employeur déclare l'accident du travail à la CPAM dès qu'il en a connaissance, dans les 48 heures, dimanches et jours fériés non compris, en ligne ou par courrier ; une déclaration à l'inspection du travail est requise dans les 12 heures après le décès en cas d'accident mortel. Le salarié doit avoir prévenu l'employeur dans la journée ou au plus tard dans les 24 heures, selon la même page. Si un conducteur est blessé, ne laissez pas le rapport retarder la déclaration : prévenez le jour même la personne qui s'occupe des déclarations dans l'entreprise.
• Un appui pour la prévention. L'INRS cite, pour le transport routier de marchandises (page du 16/11/2021), les chutes lors de la montée ou de la descente du véhicule, les hayons glissants, les collisions entre véhicules et piétons dans les zones de manœuvre : un rapport bien tenu permet de repérer les causes qui reviennent.

Prompt 1 : du récit au rapport

Tu aides un exploitant de transport routier de marchandises à rédiger un rapport d'incident factuel.
Voici le récit du conducteur, anonymisé (conducteur A, véhicule 1, site client X) : [coller le récit tel qu'il a été fait, même désordonné].
Voici ce que j'ai constaté moi-même : [constats].
Rédige le rapport en 6 rubriques : 1) date, heure, lieu ; 2) personnes et véhicules concernés (par repères) ; 3) chronologie en lignes datées ; 4) dommages ou blessures constatés ; 5) pièces disponibles (photos, constat, bon, données du chronotachygraphe : à lister, pas à interpréter) ; 6) suites déjà engagées.
Règles : ne retiens que ce qui est dans mes éléments ; sépare « faits constatés » et « déclarations » ; n'écris aucun jugement ni cause ; n'utilise pas de mots comme « faute » ou « responsable ». Termine par la liste des questions encore sans réponse.

À vérifier : relisez chaque phrase avec le récit : si elle n'y figure pas, supprimez-la. Faites relire le rapport par le conducteur.

Prompt 2 : les questions à poser au conducteur

Voici un début de récit d'incident : [coller].
Liste les 10 questions factuelles que l'exploitant devrait poser au conducteur pour compléter le rapport : heure exacte, conditions (météo, éclairage), équipement utilisé, instructions reçues, qui était présent, que s'est-il passé juste avant et juste après.
Aucune question orientée (« pourquoi n'avez-vous pas… ») : uniquement des questions ouvertes.

À vérifier : ton des questions : un conducteur qui se sent mis en cause cessera de raconter.

Prompt 3 : la chronologie à partir de plusieurs sources

Voici trois éléments sur le même incident : le récit du conducteur, le message du client, nos notes d'exploitation. [coller les trois, anonymisés].
Construis un tableau chronologique : heure, fait, source (conducteur / client / exploitation). Signale en dessous les points où les sources se contredisent, sans trancher.

À vérifier : les heures ; un décalage d'une heure change tout.

Prompt 4 : le point de prévention

À partir de ce rapport d'incident : [coller], propose trois questions de prévention à poser en réunion de sécurité (pas des solutions) : quel élément du site, du matériel ou de l'organisation a joué ? Quelle consigne existante aurait pu l'éviter ? Quelle consigne manque ?
N'écris pas de conclusion et ne désigne aucune personne.

À vérifier : les questions sont reprises en réunion avec le responsable sécurité ; les actions décidées sont notées avec une date.

Précautions sur les données

Un rapport d'incident contient souvent des données sur une personne, parfois sur sa santé. La CNIL recommande de ne soumettre à un service d'IA générative que des informations qu'on est autorisé à partager (questions-réponses du 18/07/2024) : remplacez le nom du conducteur, l'immatriculation, l'adresse du site et tout élément médical par des repères. L'assistant n'en a pas besoin pour mettre en forme.

Pour la suite avec le client, voyez le message après une avarie ou un retard ; pour prévenir la récidive, la note de consignes aux chauffeurs.